第13回「Explorerからのデータ分類」

このブログでは、これまでJanussealを使ったデータ分類についていろいろお話をしてきました。
ラネクシーでは現在、Janussealシリーズの下記2製品を取り扱っています。

  • Janusseal for Outlook
  • Janusseal Documents

これらを使用していただくと、Microsoft Outlook や Microsoft Office の編集画面から、メール本文や Officeドキュメントへのデータ分類ができる、というところは、最も基本的な動作としてぜひとも抑えておいていただきたいポイントになります。

ところで、Janusseal Documents を使って Microsoft Office ドキュメントに分類ラベルを設定する方法というのは、実は、Microsoft Office の編集画面からだけではありません。
今回は、Janusseal Documents の機能の一つとして、Explorerを使ったデータ分類についてお話しします。

「Explorerを使ったデータ分類」とは、どういうことでしょうか。

このブログでこれまでお話ししていた、Microsoft Officeドキュメントへのデータ分類の方法は、次の画面のように Microsoft Word や Excel の編集画面のメニューを操作するものです。

しかし、これでは新規に作成を開始した編集中ドキュメントについてはいいですが、データ分類をしないまま既に保存されているドキュメントについては、データ分類のためにわざわざ Microsoft Office ソフトウェアを立ち上げてドキュメントを読み込み、編集画面を出してから操作しなければなりません。
これまでたくさん蓄積してきた分類ラベルが設定されていない状態のドキュメントをデータ分類する作業はとても大変です。

そこで、未分類のドキュメントを Microsoft Office ソフトウェアを立ち上げずに分類するために Explorer を利用するのです。

さて、コンピューターのデスクトップに未分類の Microsoft Office ドキュメントファイルが一つあります。

このアイコンを右クリックして、コンテキストメニューを表示してみましょう。

コンテキストメニューのちょうど真ん中あたりに「分類」という項目がありますね。
マウスカーソルを合わせてみるとサブメニューが現れました。

このサブメニューは、Microsoft Office の編集画面の Janusseal メニューと非常によく似ています。
実は、Microsoft Officeを立ち上げなくてもこのメニューからデータ分類ができるのです。

詳しく見ていきましょう。
下の画面で赤枠で囲った部分は、データ分類の選択肢になっていて、どれかをクリックすることで分類が完了します。

しかし、この分類選択肢からは修飾子(二次分類)が選択できないことにお気づきかと思います。
これは現在、Janussealの仕様とのことですのでご了承ください。

次に「履歴」を見てみましょう。
マウスカーソルを合わせるとサブメニューが表示されます。

このサブメニューには、Janussealでこれまでに選択した分類ラベルの履歴がいくつか残っていますので、同じ分類ラベルを設定することが多い場合には便利かと思います。

最後に「詳細設定」ですが、これを選択(クリック)すると別の選択画面が現れます。

     

分類選択肢から直接選択できなかった修飾子(二次分類)については、この画面では選択できるようになっています。
なんとかなるものですね・・。

分類されたファイルのアイコンには、分類に応じた、小さなオーバーライド(上書き)アイコンが付いています。

ファイルの一つ一つに分類ラベルを設定する方法はわかりました。
それでは次に、複数のファイルを一気に分類する方法について見てみましょう。

1. 複数のファイルを選択して分類

この例では、2つのファイルアイコンを選択し、コンテキストメニューを表示しています。
ここで指定した分類ラベルは、選択した複数のファイルに同時に設定されます。

2. フォルダーごと分類(サブフォルダーなし)

データ分類したいファイルが格納されたフォルダーごと一気に分類してしまおうというのがこの方法です。
フォルダーのアイコンからコンテキストメニューを表示し、分類ラベルを指定すると、フォルダー内の分類対象ファイル全てに、指定した分類が適用されます。

3. フォルダーごと分類(サブフォルダーあり)

データ分類したいファイルが格納されたフォルダーごと一気に分類してしまうのは、上の2. と同じですが、違うのは、フォルダーがサブフォルダーを含んでいることです。

フォルダーのアイコンからコンテキストメニューを表示し、分類ラベルを指定すると、サブフォルダーに対してもデータ分類を適用するか選択するよう促してきます。

  • [いいえ] を選択すると、サブフォルダーは分類の対象にならず、第1レベルのファイルにのみ、指定した分類が適用されます。
  • [はい] を選択すると、全てのサブフォルダのファイルに対しても、指定した分類が適用されます。

以上のように、データ分類は、Janussealの導入以前からあったファイルに対しても、簡単な操作で後付け設定することができるようになっています。

投稿日:2021年03月23日

Janussealシリーズ

従業員が情報の重要性を認識していれば、情報の取り扱いに際しミスなどを未然に防ぐことが可能となり、情報漏洩リスクを低減できます。 データの機密性レベルを分け、それを認識することで従業員からセキュリティを強化させることが重要データを保護する最も簡単な方法ではないでしょうか? Janussealであればセキュリティレベルに基づいた「分類ラベル」でドキュメントや電子メールをかんたんにデータ分類できます。
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